Die Abkürzung GmbH steht ausgeschrieben für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung.

Die GmbH ist eine Kapitalgesellschaft mit eigener Rechtspersönlichkeit (juristische Person), bei der die Haftung auf das Gesellschaftskapital beschränkt ist. Die Gesellschaft haftet im Regelfall gegenüber Gläubigern nur mit dem Vermögen der Gesellschaft und nicht mit dem Privatvermögen der Gesellschafter. Diese Haftungsbeschränkung ist häufig der Grund für die Entscheidung, eine GmbH zu gründen.

Eine GmbH kann Eigentum oder Rechte an Grundstücken erwerben, vor Gericht klagen oder selbst verklagt werden.

Die Form der Gesellschaft, ihre Gründung, ihre Organe und ihre Stellung im Rechtsverkehr sind in einem eigenen Gesetz, dem GmbH-Gesetz (GmbHG), geregelt.

Die Gründung einer GmbH gliedert sich in drei Phasen:

• die Vorgründungsgesellschaft,
• die Vorgesellschaft (Vor-GmbH) und
• die Gesellschaft mit beschränkter Haftung

a) Die Vorgründungsgesellschaft

Die künftigen Gesellschafter kommen überein, eine GmbH zu gründen. Diese sogenannte Vorgründungsgesellschaft ist eine BGB-Gesellschaft, deren Zweck darin besteht, die GmbH zu gründen.

Vielen Gründern ist oft nicht bewusst, dass bereits durch die gemeinsame Gründungsabsicht automatisch eine Personengesellschaft (in Form einer GbR) entstanden ist. Eines schriftlichen Gesellschaftsvertrages bedarf es hierfür nicht. Die Vorgründungsgesellschaft löst allerdings keine Gründungsverpflichtung aus, sondern hat nur die Gründungsvorbereitung zum Ziel.

Die Vorgründungsgesellschaft besteht in dem Zeitraum zwischen Entschluss der Gesellschafter, eine GmbH gründen zu wollen und der notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrages. Auf die Vorgründungsgesellschaft findet das Recht der Personengesellschaften Anwendung. Daher haften die Gesellschafter in diesem Stadium für die Schulden der Vorgründungsgesellschaft persönlich und unmittelbar auch mit ihrem Privatvermögen.

Ausnahmsweise wird die Vorgründungsgesellschaft rechtlich behandelt wie eine offene Handelsgesellschaft (oHG), nämlich dann, wenn sie bereits Geschäfte in kaufmännischem Umfang betreibt.

b) Die Vorgesellschaft

Mit Errichtung des Gesellschaftsvertrages und notarieller Beurkundung entsteht die teilrechtsfähige Vorgesellschaft (Vor-GmbH). Der Zweck der Vor-GmbH ist in der Herbeiführung der Eintragung der GmbH zu sehen. Möglich sind im Rahmen der Vor-GmbH daher alle Handlungen, die darauf gerichtet sind, die Entstehung der GmbH zu fördern und das schon eingebrachte Vermögen zu verwalten und zu erhalten. Hierzu zählen unter anderem auch die Aufbringung des Stammkapitals oder die Bestellung der Geschäftsführer. Die Vor-GmbH ist ein körperschaftlich organisierter Zusammenschluss eigener Art, der auf die Entstehung einer juristischen Person (der GmbH) angelegt ist und nach außen geschlossen auftritt.

Für die von der Vorgesellschaft begründeten Verbindlichkeiten haftet zum einen das Vermögen der Vorgesellschaft.

Zum anderen haftet der Handelnde als derjenige, der die Verbindlichkeiten begründet hat (in der Regel ist dies der Geschäftsführer), unbeschränkt und persönlich mit seinem Privatvermögen (§ 11 Absatz 2 GmbHG). Auch hier greift immer noch nicht die Haftungsbeschränkung.

c) Die GmbH

Mit der Eintragung in das Handelsregister entsteht die GmbH als juristische Person (§ 11 Absatz 1 GmbHG). Erst jetzt sind die, für die GmbH als Kapitalgesellschaft geltenden Rechte und Pflichten, insbesondere die Haftungsbeschränkung, anwendbar. Die persönliche Haftung des Handelnden, wie sie bei der Vorgesellschaft noch bestand, erlischt.

Um die Haftung im Innenverhältnis und Außenverhältnis zu beschränken, sollte der Gründungsprozess daher schnellstmöglich abgeschlossen werden.

Eine GmbH kann durch einen oder mehrere Gesellschafter gegründet werden.

Ab dem 1. August 2022 kann eine GmbH auch online gegründet werden. Hierzu wurden die Bestimmungen des GmbH-Gesetzes und des Beurkundungsgesetzes (BeurkG) durch das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) angepasst. Die Gründung kann ohne persönliches Erscheinen per Online-Meeting mit dem Notar mittels eines besonders sicheren, von der Bundesnotarkammer betriebenen Videokommunikationssystems erfolgen, auch vom Ausland aus.

Das Online-Verfahren tritt als zusätzliche Option neben das Präsenzverfahren beim Notar, dieses bleibt unverändert erhalten. Gründer und Gründerinnen können sich zusätzlich für eine gemischte Form entscheiden, beispielsweise kann ein Gesellschafter oder eine Gesellschafterin bei dem Notartermin persönlich vor Ort sein, und die anderen Gesellschafter und Gesellschafterinnen nehmen online teil.

Auf der Seite der Bundesnotarkammer sind weitere Informationen zum Online-Verfahren zu finden.

Der erste Schritt auf dem Weg zur GmbH ist der Abschluss eines Gesellschaftsvertrages zwischen den Gesellschaftern. Dieser Vertrag muss notariell beurkundet werden und bedarf der Unterzeichnung sämtlicher Gesellschafter.

Als gesetzlichen Mindestinhalt muss der Gesellschaftsvertrag nach § 3 Abs. 1 GmbHG enthalten:

• die Firma und den Sitz der Gesellschaft,
• den Gegenstand des Unternehmens,
• den Betrag des Stammkapitals,
• die Zahl und die Nennbeträge der Geschäftsanteile, die jeder Gesellschafter gegen Einlage auf das Stammkapital (Stammeinlage) übernimmt.

Soll das Unternehmen nur eine bestimmte Zeit bestehen, so ist auch dies im Gesellschaftsvertrag festzulegen.

Für den Fall, dass den Gesellschaftern außer der Leistung von Kapitaleinlagen noch andere Verpflichtungen gegenüber der Gesellschaft auferlegt werden („Nebenleistungspflicht“), sind auch diese Bestimmungen in den Gesellschaftsvertrag aufzunehmen.

Muster-Gesellschaftsvertrag der IHK

Für unkomplizierte Standardgründungen stellt das GmbH-Gesetz als Anlagezwei Musterprotokolle zur Verfügung:

Musterprotokoll für die Gründung einer Einpersonengesellschaft

Musterprotokoll für die Gründung einer Mehrpersonengesellschaft

Das beurkundungspflichtige Musterprotokoll fasst drei Dokumente (Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführerbestellung und Gesellschafterliste) in einem zusammen.

Die Firma ist der Name der GmbH, unter dem sie im Handelsregister eingetragen ist und im Geschäftsverkehr auftritt. In der Auswahl der Firmenbezeichnung sind die Gesellschafter relativ frei, jedoch muss in der Firma immer die Bezeichnung „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, wie z. B. „GmbH“ geführt werden. Erforderlich ist stets, dass die Firma kennzeichnungs- und unterscheidungskräftig ist.

Darüber hinaus darf kein Firmenname gewählt werden, welchen bereits ein ähnliches Unternehmen trägt.

Die Firma der GmbH kann als Personenfirma (mit dem Namen des/der Gesellschafter), Sachfirma (Information über den Geschäftszweck), reine Fantasiefirma oder aus einer Kombination dieser Möglichkeiten gebildet werden. Hier ein fiktives Beispiel des Mandanten Müller, welcher Motoren produziert:

• Personenfirma: Müller GmbH
• Sachfirma: Motortechnik MÜ GmbH
• Fantasiefirma: MÜMOTEK GmbH
• Mischfirma: Motortechnik Müller GmbH

Wichtig

Um im Nachhinein kostspielige Veränderungen des Gesellschaftsvertrages zu vermeiden, empfiehlt es sich, die geplante Firma vorher mit Ihrer zuständigen IHK abzustimmen.

Bevor Sie sich daher für eine bestimmte Firmenbezeichnung entscheiden, sollten Sie sich so weit wie möglich versichern, dass der von Ihnen gewünschte Name in Ihrer oder einer verwandten Branche noch nicht vorkommt. Eine Namensrecherche bieten diese Adressen:

• handelsregister.de
• telefonbuch.de
• dpma.de – Deutsches Patent- und Markenamt
• Eingabe des Namens in Suchmaschinen …

Der Sitz der Gesellschaft ist der Ort im Inland, der im Gesellschaftsvertrag bestimmt ist.

Unabhängig von ihrem Sitz kann die GmbH ihren Verwaltungssitz – also den Ort, an dem die hauptsächliche Verwaltungstätigkeit ausgeführt wird – auch außerhalb Deutschlands haben. Eine Sitzverlegung der deutschen GmbH ins Ausland ist jedoch nicht möglich.

Als Gegenstand des Unternehmens ist die beabsichtigte Tätigkeit eindeutig zu bezeichnen. Formulierungen wie „Herstellung und Vertrieb von Waren aller Art“ oder „Dienstleistungen aller Art“ sind aufgrund ihrer Ungenauigkeit unzulässig.

Die beabsichtigte Tätigkeit der Gesellschaft kann genau definiert werden. Außerdem können alle Bereiche der Tätigkeit aufgezählt und der Schwerpunkt der Unternehmenstätigkeit deutlich formuliert werden.

Grundsätzlich darf eine GmbH für nahezu jeden Gegenstand des Unternehmens gegründet werden. Das gilt auch für erlaubnispflichtige Gewerbe. Ausnahmen gelten lediglich für:

• Gesellschaften, welche gemeinnützige Zwecke verfolgen
• Apotheker/-innen

Da die Haftung der Gesellschafter auf das Vermögen des Unternehmens beschränkt ist, verlangt der Gesetzgeber ein Stammkapital in Höhe von mindestens 25.000 EUR.

Die Stammeinlagen der einzelnen Gesellschafter können verschieden hoch sein. Der Nennbetrag muss auf volle Euro lauten.

Die Summe der Nennbeträge muss mit dem Stammkapital übereinstimmen. Die Einlagen können in verschiedener Form erbracht werden:

a) Bareinlagen
Einlagen, die in Geld erbracht werden, nennt man Bareinlagen. Bareinlagen brauchen bei der Gründung nicht in voller Höhe, sondern nur zu einem Viertel eingezahlt sein. Die eingezahlten Geldeinlagen (einschließlich ggf. zu leistender Sacheinlagen) müssen bei der Anmeldung zur Eintragung aber mindestens 12.500 EUR betragen.

b) Sacheinlagen
Als Einlage können auch Sachen oder Rechte eingebracht werden (sogenannte Sachgründung), also z. B. Wertgegenstände, Maschinen, Forderungen, Grundstücke, Unternehmen etc. Dem Registergericht ist ein von den Gesellschaftern unterschriebener Sachgründungsbericht vorzulegen, in dem eine nachvollziehbare Bewertung der Wertgegenstände eingebracht und erklärt wird, zusammen mit Rechnungen, Bilanzen, etc., die den Wert bestätigen. Der Wert von Sacheinlagen muss zum Zeitpunkt der Gründung nach Alter, Wert etc. von einem Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Sachverständigen bewertet werden. Entstehen hier Unstimmigkeiten, muss ein Sachverständiger hinzugezogen werden.

Jede GmbH muss zwingend durch einen Geschäftsführer vertreten werden. Um Geschäftsführer einer GmbH zu sein, müssen folgende Eigenschaften erfüllt sein:

• Als Geschäftsführer darf nur eine natürliche Person, die mindestens 18 Jahre alt ist, tätig werden.
• In den letzten fünf Jahren darf diese Person weder wegen Insolvenzverschleppung noch wegen anderer Wirtschaftsdelikte rechtskräftig verurteilt worden sein.
• Der Geschäftsführer muss nicht zwingend einen Wohnsitz im Inland unterhalten.

Es ist auch möglich, mehrere Geschäftsführer zu benennen. In diesem Fall handeln die Geschäftsführer in Gesamtvertretung. Das bedeutet, dass die Geschäftsführer Entscheidungen nur gemeinsam treffen und Vereinbarungen und Verträge nur gemeinsam unterzeichnen dürfen. Abweichend davon kann im Gesellschaftsvertrag eine Regelung getroffen werden, dass die Geschäftsführer auch alleinvertretungsberechtigt sind.

Welche Rechte und Pflichten bestehen für einen GmbH-Geschäftsführer?

Die zentrale Aufgabe der Geschäftsführer der GmbH ist es, den Gesellschaftszweck einer GmbH zu verwirklichen bzw. alle nötigen Maßnahmen zu ergreifen, um ihre festgelegten Unternehmensziele zu erreichen (sogenannte Treuepflicht). Diese zentrale Aufgabe schließt zahlreiche Pflichten mit ein:

Die zentrale Aufgabe der Geschäftsführer der GmbH ist es, den Gesellschaftszweck einer GmbH zu verwirklichen bzw. alle nötigen Maßnahmen zu ergreifen, um ihre festgelegten Unternehmensziele zu erreichen (sogenannte Treuepflicht). Diese zentrale Aufgabe schließt zahlreiche Pflichten mit ein:

• Auskunfts- und Informationspflicht gegenüber den Gesellschaftern
  Der Geschäftsführer muss auf Verlangen Einsicht in die Schriften und Bücher gewähren. Die Verweigerung von Auskünften ist in der Regel ein wichtiger Grund zur fristlosen Kündigung.
• Pflicht zur Einberufung von Gesellschafterversammlungen
  Die Einberufung zur Gesellschafterversammlung hat per Brief an alle Gesellschafter mit einer Frist von mindestens einer Woche zu erfolgen, sofern keine Abweichung von dieser gesetzlichen Regelung im Gesellschaftervertrag bzw. der Satzung vereinbart ist. Eine Ladung muss vom Geschäftsführer persönlich unterschrieben sein und folgende Punkte beinhalten: Tagungsort, Tagungszeitpunkt und Tagesordnung.
• Formelle Pflichten
  Gegenüber dem Registergericht müssen Änderungen im Gesellschafterbestand oder von Beteiligungsverhältnissen angezeigt, die Gesellschafterliste und eine geänderte Geschäftsadresse eingereicht werden. Daneben trägt der Geschäftsführer die Verantwortung für die Einreichung der offenzulegenden Unterlagen beim elektronischen Bundesanzeiger.
• Steuerliche Pflichten nach § 34 AO
  Zu den steuerlichen Pflichten zählen das Entrichten der Steuern, das Führen von Büchern und Aufzeichnungen sowie die Abgabe und Berichtigung von Steuererklärungen. Steuerlich erhebliche Tatsachen muss der Geschäftsführer dem zuständigen Finanzamt und der zuständigen Gemeinde binnen einer Monatsfrist anzeigen (§§ 20, 137, 138 AO).
  
  Dies betrifft:
  • die Gründung,
  • der Erwerb der Rechtsfähigkeit,
  • die Änderung der Rechtsform,
  • die Verlegung der Geschäftsleitung,
  • die Verlegung des Sitzes,
  • die Auflösung der Gesellschaft,
  • die Aufnahme / Einstellung des Geschäftsbetriebes,
  • die Kapitalerhöhung und -herabsetzung.
• Vollzug von Gesellschafterbeschlüssen
• Pflicht zur Erhaltung des Stammkapitals
  Der Geschäftsführer muss alle Gesellschafter zur Erbringung des Stammkapitals auffordern, alle Einzahlungen und Bilanzen überwachen. Darüber hinaus haftet der Geschäftsführer für alle Auszahlungen, die das Stammkapital gefährden.
• Rechnungslegungs- und Buchführungspflicht
  Der Geschäftsführer ist zur ordnungsgemäßen Buchführung und zur Aufstellung des Jahresabschlusses verpflichtet. Dabei muss er die Pflicht nicht persönlich übernehmen, sondern kann auch qualifiziertes Fachpersonal einstellen und überwachen.
• Handelsregisterpflicht
  Der Geschäftsführer hat die erforderlichen Anmeldungen zum Handelsregister vorzunehmen. Satzungsänderungen müssen unverzüglich angezeigt werden.

Die Haftung des Geschäftsführers einer GmbH ist streng geregelt. Während die Gesellschaft im Schadensfall und bei Gläubigerforderungen nur bis zur Höhe des Gesellschafterkapitals haften muss, trägt der Geschäftsführer der GmbH Haftungsrisiken, die ihn sein gesamtes persönliches Vermögen und hohe Schadenersatzleistungen kosten können. Dabei haftet er gegenüber

• der GmbH (sogenannte Innenhaftung)
• den Gesellschaftern
• sowie gegenüber Dritten (sogenannte Außenhaftung).

Wann haftet der Geschäftsführer gegenüber der GmbH?

Der Geschäftsführer haftet gegenüber der Gesellschaft, wenn der GmbH ein Schaden entstanden ist oder er vorsätzlich oder fahrlässig eine ihm obliegende Pflicht verletzt hat. Der Geschäftsführer trägt die Beweislast dafür, dass er die erforderliche Sorgfalt eingehalten hat.

Typische Haftungssituationen:

• Der Geschäftsführer leistet nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung noch Zahlungen, die nicht mit der Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters vereinbar sind.
• Der Geschäftsführer schließt (insbes. Finanz-)Geschäfte ab, die nicht dem Unternehmenszweck entsprechen und hochriskant sind.
• Der Geschäftsführer lässt die Finanzlage aus dem Blick, erkennt eindeutige Krisenanzeichen nicht oder sieht von einer entsprechenden Information an Gesellschafter und Aufsichtsrat ab.
• Der Geschäftsführer trifft Entscheidungen, die ohne fachkundigen Berater nicht getroffen werden dürfen.
• Der Geschäftsführer vernachlässigt Führungsaufgaben.
• Mitarbeiter oder Mitgeschäftsführer werden nicht überwacht.
• Darlehensauszahlungen an Gesellschafter werden aus dem gebundenen Vermögen der GmbH geleistet.

Hat eine Gesellschaft mehrere Geschäftsführer, gilt der Grundsatz der Gesamtverantwortung. Jeder Geschäftsführer ist dafür verantwortlich, dass die Unternehmensleitung die Gesetze, Satzung und die Grundregeln der ordnungsgemäßen Unternehmensleitung befolgt. Für einen gemeinsam verursachten Schaden haften die Geschäftsführer demgemäß solidarisch.

Ein Geschäftsführer kann sich nicht darauf berufen, dass er und die anderen Geschäftsführer getrennte Zuständigkeitsbereiche (z. B. Personal, Einkauf, Finanzen) hatten. Eine gegenseitige Überwachung der Zuständigkeitsbereiche ist sicherzustellen. Denn ein „ordentlicher Geschäftsmann“ muss auch weiterhin überwachen, ob sich seine Kollegen ordnungsgemäß verhalten und die Gesellschaft nicht schädigen.

Wann haftet der Geschäftsführer gegenüber den Gesellschaftern?

Typische Haftungssituationen:

• Der Geschäftsführer unterlässt die Einberufung einer Gesellschafterversammlung, wenn die Hälfte des Stammkapitals verloren ist.

Wann haftet der Geschäftsführer gegenüber Dritten?

Dritte – also insbesondere Geschäftspartner der GmbH – können Geschäftsführer grundsätzlich nicht in Anspruch nehmen. Sie müssen sich stattdessen an die GmbH selbst wenden, denn für diese werden die Geschäftsführer als Organ tätig.

Für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft haftet gegenüber Gläubigern nur das Gesellschaftsvermögen. Eine Haftung der Geschäftsführer gegenüber Dritten kommt daher nur in Ausnahmefällen in Betracht. Ein solcher Fall wird angenommen, wenn der Geschäftsführer bei einem Vertragsabschluss nicht deutlich macht, dass er als Vertreter der GmbH handelt und der Vertragspartner daher annimmt, er schließe den Vertrag mit dem Geschäftsführer in Person.

Typische Haftungssituationen:

• Der Geschäftsführer verstößt gegen das Wettbewerbsrecht.
• Der Geschäftsführer hinterzieht Steuern und Sozialabgaben oder zahlt diese nur unvollständig und nicht rechtzeitig.
• Der Geschäftsführer unterlässt die Abgabe der monatlichen Lohnsteuer- und Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt.
• Der Geschäftsführer trennt Firmen- und Privatkonten nicht hinreichend (Durchgriffshaftung).
• Der Geschäftsführer erkennt die Überschuldung des Unternehmens zu spät und beantragt die Insolvenz folglich nicht rechtzeitig (Insolvenzverschleppung).
• Der Geschäftsführer schließt mangelhafte und unklare Geschäftsverträge ab.
• Der Geschäftsführer umgeht den Eigentumsvorbehalt.

Ist die GmbH erfolgreich gegründet, beschränkt sich die Haftung der Gesellschafter auf ihre Stammeinlagen. Das bedeutet, dass Verbindlichkeiten nur aus dem Vermögen des Unternehmens beglichen werden. Das Privatvermögen der Gesellschafter ist geschützt.

Die Gründungskosten belaufen sich in der Regel auf 1.000 EUR bis 3.000 EUR.

Folgende Kostenpunkte kommen auf eine GmbH zu:

• Anwaltskosten
• Kosten für den Geschäftsführervertrag
• Notarkosten für die Beurkundung
• Kosten für die Gewerbeanmeldung
• Gebühren für den Handelsregistereintrag beim Amtsgericht und für die Bekanntmachung
• Kosten für Steuerberater
• Dokumentpauschalen

Die GmbH unterliegt als Kapitalgesellschaft mit ihren Erträgen der Gewerbe- und Körperschaftsteuer sowie dem Solidaritätszuschlag und mit ihren Umsätzen der Umsatzsteuer. Unter Umständen kann für die GmbH auch Lohnsteuer anfallen.

Werden Gewinne an die Gesellschafter ausgeschüttet, kann Kapitalertragsteuer fällig werden.

Bei Erwerb von Grundstücken oder Immobilien durch die GmbH kann Grunderwerbsteuer entstehen.

Körperschaftsteuer
Seit dem Inkrafttreten des Unternehmenssteuerreformgesetztes 2008 gilt ein Körperschaftsteuersatz von 15 %.

Eine GmbH hat dem Finanzamt jährlich eine Körperschaftsteuer-Erklärung zusammen mit dem Jahresabschluss der Gesellschaft einzureichen. Vierteljährliche Körperschaftsteuer-Vorauszahlungen sind nach Festsetzung durch das zuständige Finanzamt zu entrichten (Zahlung zum 10. März, 10. Juni, 10. September, 10. Dezember eines jeden Jahres) und werden mit der Jahressteuerschuld verrechnet.

Solidaritätszuschlag
In der GmbH wird der Solidaritätszuschlag in Höhe von 5,5 % sowohl auf die Einnahmen der Gesellschaft als juristische Person (Körperschaftsteuer) als auch auf die Einnahmen der Geschäftsführer als natürliche Personen (Einkommensteuer und Kapitalertragsteuer) erhoben. 

Gewerbesteuer
Die Gewerbesteuer ist eine Ertragssteuer, die in Form von vierteljährlichen Vorauszahlungen von allen Gewerbetreibenden direkt an die zuständige Gemeinde gezahlt wird. Die Höhe der Gewerbesteuer richtet sich nach dem Gewinn der GmbH in einem Kalenderjahr. Der Gewerbesteuersatz liegt bundesweit einheitlich bei 3,5 %.

Die konkrete Höhe der Gewerbesteuer ist abhängig vom Hebesatz der Gewerbesteuer der jeweiligen Gemeinde. Überschlägig lässt sich jedoch mit einer gewerbesteuerlichen Belastung von rund 15 % kalkulieren.

Im Gegensatz zu Personengesellschaften und Einzelunternehmen wird Kapitalgesellschaften kein Gewerbesteuerfreibetrag gewährt.

Ist eine GmbH in mehreren Betriebsstätten in unterschiedlichen Gemeinden tätig, wird die Gewerbesteuer über die Gewerbesteuerzerlegung ermittelt und anteilig von jeder Gemeinde mit ihrem geltenden Hebesatz veranlagt.

Umsatzsteuer
Die GmbH zahlt auf Lieferungen und Leistungen sowie auf Ein- und Ausfuhren für nicht-unternehmensbezogene Zwecke Umsatzsteuer. Der Regelsteuersatz beträgt 19 %, der ermäßigte Steuersatz liegt bei 7 %. Die Umsatzsteuer wird auf den Nettobetrag berechnet und in jeder Rechnung gesondert ausgewiesen.

Eigene Ausgaben, die die GmbH für Anschaffungen der Gesellschaft bei anderen Unternehmen tätigt, werden über den Vorsteuerabzug im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung vom Finanzamt erstattet. 

Der Unternehmer hat den Umsatzsteuer-Betrag, den er an das Finanzamt abzuführen hat (Zahllast), selber zu berechnen und dem Finanzamt bis zum 10. Tag des folgenden Monats eine Umsatzsteuer-Voranmeldung auf elektronischem Weg zu übermitteln und die sich ergebende Nachzahlung auszugleichen. Ergibt sich dagegen eine Erstattung, so ist das Finanzamt an diese Frist nicht gebunden.

Je nach Höhe der Steuerschuld gelten folgende Erklärungs- und Zahlungsfristen:

• monatlich, wenn Steuerschuld > 7.500 EUR
• monatlich, wenn Vorsteuerüberschuss > 7.500 EUR
• vierteljährlich, wenn Steuerschuld nicht mehr als 7.500 EUR
• jährlich, wenn Steuerschuld nicht mehr als 1.00 EUR

Lohnsteuer
Sofern die GmbH Arbeitnehmer (dazu gehören z. B. auch der Gesellschafter-Geschäftsführer und der angestellte Gesellschafter) beschäftigt, hat sie von der gezahlten Arbeitsvergütung Lohn- und Kirchensteuer (bei Kirchenzugehörigkeit) sowie Solidaritätszuschlag auf die Lohnsteuer einzubehalten und an das zuständige Finanzamt abzuführen.

Für „geringfügig Beschäftigte (Minijobs)“ gelten bestimmte Vergünstigungen, insbesondere eine Pauschalierung der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsabgaben.

Kapitalertragsteuer
Wird der Gewinn einer GmbH an die Anteilseigner ausgeschüttet, ist die GmbH grundsätzlich verpflichtet, hierauf eine Kapitalertragsteuer i. H. v. 25 % (zzgl. 5,5 % Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Dieser Steuerabzug erfolgt für Rechnung des Gesellschafters und belastet damit die GmbH nicht. An den Gesellschafter wird nur der verbleibende Nettobetrag ausbezahlt. Die GmbH stellt dem Gesellschafter hierüber eine Steuerbescheinigung nach förmlichem Muster aus.

Die Kapitalertragsteuer entsteht in dem Moment, in dem dem Gesellschafter oder der Gesellschafterin die Gewinnausschüttung zukommt. Die GmbH muss die Steuer bis zum 10. des Folgemonats an das Finanzamt abführen.

Grunderwerbsteuer
Gehört zum Betriebsvermögen einer GmbH auch Grundbesitz, gilt es beim Erwerb bzw. Verkauf von GmbH-Anteilen die Grunderwerbsteuer nicht außer Acht zu lassen. Gleiches gilt bei der Anschaffung von Grundstücken. Der Grunderwerbsteuersatz beträgt je nach Bundesland zwischen 3,5 % und 6,5 %.

Ausnahme:
Bei einem sogenannten „Share-Deal“ wird nicht das Grundstück selbst verkauft, sondern die Anteile an der Gesellschaft, die Eigentümerin des Grundstücks ist. Nach dieser Regelung fällt keine Grunderwerbsteuer an, wenn weniger als 95 % der Anteile verkauft werden und die restlichen Anteile beim Verkäufer bleiben. Bei einer Kapitalgesellschaft ist eine Anteilsübertragung überdies grunderwerbsteuerfrei, wenn ein Käufer weniger als 95 % der Anteile erwirbt und die restlichen Anteile von einem anderen, mit dem Käufer nicht verbundenen Dritten, erworben werden. Es können also 100 % der Anteile an einer GmbH verkauft werden, ohne dass Grunderwerbsteuer anfällt, wenn etwa der eine Käufer 94,9 % erwirbt und der andere Käufer 5,1 %.

Geschenkte Unternehmensanteile sind kein Arbeitslohn

Mit Urteil vom 20.11.2024 hat der BFH entschieden, dass verschenkte Geschäftsanteile eines Unternehmens an leitende Mitarbeitende zur Sicherung der Unternehmensnachfolge nicht automatisch zu steuerpflichtigem Arbeitslohn bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit führt.

1. 1. § 8b Absatz 1 KStG – Steuerbefreiung von Gewinnausschüttungen
   Die Vorschrift des § 8b Absatz 1 KStG stellt auf der Ebene der Körperschaft Dividenden und Gewinnausschüttungen anderer Körperschaften sowie Vermögensmehrungen im Zusammenhang mit Beteiligungen an diesen Körperschaften steuerfrei. Die Steuerfreistellung erfolgt dabei durch eine Kürzung des Gewinns außerhalb der Bilanz.
   
   Die Steuerbefreiung des § 8b Abs. 1 KStG wird immer nur für Beteiligungen gewährt, an denen die Körperschaft unmittelbar zu mindestens 10 % beteiligt ist. Werden die Beteiligungen nur mittelbar über Tochtergesellschaften gehalten, kann die Steuerbefreiung keine Anwendung finden. Abgestellt wird immer auf die Beteiligungshöhe zu Beginn des Kalenderjahres.
2. 2. § 8b Absatz 2 KStG – Steuerbefreiung von Veräußerungsgewinnen
   Werden Beteiligungen an bestimmten Körperschaften durch eine Körperschaft veräußert, unterliegen die Gewinne aus der Veräußerung der Steuerbefreiung des § 8b Abs. 2 Satz 1 KStG. Begünstigt sind hierbei die Veräußerung von Anteilen an einer Körperschaft oder Personenvereinigung, deren Leistungen beim Empfänger zu Einnahmen i.S.d. § 20 Abs. 1 Nr. 1, 2, 9 und 10 Buchst. a EStG führen. Steuerbefreit ist ebenfalls der Verkauf von Organbeteiligungen. Die Steuerfreiheit gilt sowohl für in- als auch für ausländische Beteiligungen. Auf eine Beteiligungshöhe an der Kapitalgesellschaft kommt es, anders als im Fall des § 8b Abs. 1 KStG, nicht an. Ebenso wenig ist eine Mindesthaltedauer der Anteile erforderlich.
3. 3. § 3 Nummer 40 Satz 1a EstG – Teileinkünfteverfahren
   Für GmbH-Gesellschafter, die zu mindestens 25 % an ihrer GmbH beteiligt sind oder zu mindestens 1 % an der GmbH beteiligt sind und für die GmbH beruflich tätig sind (z. B. Geschäftsführer), besteht die Möglichkeit zum Teileinkünfteverfahren zu optieren. Die Option hat zur Folge, dass 60 % der Einkünfte aus Kapitalvermögen zu versteuern sind. Die verbleibenden 40 % sind steuerfrei. Darüber hinaus ist auch der Abzug der Werbungskosten zugelassen; die Regelungen des § 20 Abs. 9 EStG (Sparer-Pauschbetrag) gelten nicht. Kosten können somit nach § 3c Abs. 2 EStG i. H. v. 60 % abgezogen werden. Verluste können ohne Anwendung des § 20 Abs. 6 EStG mit anderen Einkünften verrechnet werden.
   
   Der Antrag ist spätestens zusammen mit der Einkommensteuererklärung zu stellen und gilt, solange er nicht widerrufen wird, auch für die folgenden vier Veranlagungszeiträume, ohne dass die Antragsvoraussetzungen erneut zu belegen sind.

Nach der Rechtsprechung der Finanzgerichte liegt eine „verdeckte Gewinnausschüttung” im Sinne des Körperschaftsteuergesetzes dann vor, wenn es zu einer Bereicherung eines Gesellschafters oder einer ihm nahestehenden Person durch eine unangemessene Zahlung oder durch sonstige gewährte Vorteile kommt, welche zu einer Vermögensminderung bei einer Kapitalgesellschaft führen. Einer unangemessenen Zahlung ist dabei eine verhinderte Vermögensmehrung gleichgestellt.

Bei einer verdeckten Gewinnausschüttung handelt es sich stets um eine Zuwendung, die durch das Gesellschaftsverhältnis veranlasst ist. Dies ist insbesondere dann anzunehmen, wenn ein ordentlicher und gewissenhafter Geschäftsleiter die Zuwendungen einer Person, die nicht Gesellschafter ist, nicht gewährt hätte (R 36 Abs. 1 Satz 1 KStR).

Klassische Beispiele für eine verdeckte Gewinnausschüttung

• Das Gehalt eines Gesellschafter-Geschäftsführers ist unüblich hoch.
• Ein Gesellschafter verkauft an die Gesellschaft ein Wirtschaftsgut zu einem überhöhten Preis.
• Die Gesellschaft verkauft an den Gesellschafter ein Wirtschaftsgut zu einem zu niedrigen Preis.
• Eine Gesellschaft zahlt ihrem Gesellschafter neben einem angemessenen Gehalt eine besondere ungewöhnliche Umsatzvergütung.
• Ein Gesellschafter erhält von seiner Gesellschaft ein Darlehen, zinslos oder zu einem unangemessen niedrigen Zinssatz.
• Ein Gesellschafter gibt seiner Gesellschaft ein Darlehen zu einem unangemessen hohen Zinssatz.
• Vermietungen/Verpachtungen oder Warenlieferungen an Gesellschafter oder nahestehende Personen zu nicht marktüblichen Bedingungen (siehe Fremdvergleichsgrundsatz).
• Die beiden je zu 50 % beteiligten Gesellschafter-Geschäftsführer kommen gemeinsam überein, nach Ablauf des Wirtschaftsjahres jeweils rückwirkend angemessene Gehälter an sich zu zahlen.

Steuerliche Auswirkungen einer verdeckten Gewinnausschüttung bei der GmbH
Die Auswirkung der verdeckten Gewinnausschüttung auf das Einkommen ergibt sich aus § 8 Abs. 3 Satz 2 KStG. Danach darf sich keine Minderung des Einkommens bei der GmbH ergeben. Daher ist bei einer festgestellten verdeckten Gewinnausschüttung zu prüfen, inwieweit das Einkommen der GmbH zu erhöhen ist. Diese Hinzurechnung führt zu einer Korrektur außerhalb der Steuerbilanz, da § 8 Abs. 3 KStG zu den Einkommensermittlungs- und nicht zu den Bilanzierungsvorschriften rechnet.

Der Wert der vGA ist, sofern der Gewinn gemindert wurde, dem Einkommen der Gesellschaft außerhalb der Bilanz wieder hinzuzurechnen. Das so erhöhte Einkommen unterliegt der Körperschaftsteuer (§ 23 Abs. 1 KStG) und der Gewerbesteuer (§ 7 Abs. 1 GewStG). Die Gesellschaft hat, sofern die vGA bei ihr abgeflossen ist und sofern nicht eine Einlagerückgewähr gem. § 27 Abs. 1 Satz 3 KStG vorliegt, seit 2009 zu Lasten des Gesellschafters einen Kapitalertragsteuerabzug i.H.v 25 % der vGA vorzunehmen (§ 43 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1, § 43a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EstG).

Steuerliche Folgen einer verdeckten Gewinnausschüttung auf Gesellschafterebene
Sofern sich die Anteile an der Gesellschaft im Privatvermögen des Anteilseigners (natürliche Person) befinden, führt die vGA, bei Zufluss zu Einkünften aus Kapitalvermögen. Die Besteuerung erfolgt seit 2009 nach der Abgeltungsteuer (§ 32d EStG), d. h. die Einkommensteuer ist durch den bei der Gesellschaft vorgenommenen 25 %igen Kapitalertragsteuerabzug abgegolten (§ 43 Abs. 5 EStG) und ein Abzug von Werbungskosten scheidet aus (§ 20 Abs. 9 Satz 1 EStG).

Ist der Gesellschafter mindestens zu 25 % bzw. bei beruflicher Tätigkeit für diese, mindestens 1 % an der Kapitalgesellschaft beteiligt, kann der Gesellschafter die vGA wahlweise nach dem Teileinkünfteverfahren versteuern (§ 3 Nr. 40, § 32d Abs. 2 Nr. 3 EStG). Dies bedeutet, dass die vGA, wie auch in Fällen, in denen sich die Anteile an der ausschüttenden Gesellschaft in einem Betriebsvermögenstrong> befinden, nur in Höhe von 60 % steuerpflichtig ist (§ 3 Nr. 40d EStG) bzw. Werbungskosten mit 60 % berücksichtigt werden können (§ 3c Abs. 2 Satz 1 EStG). Die Ausschüttungen stellen dann Betriebseinnahmen dar.

Handelt es sich bei dem Gesellschafter wiederum um eine Körperschaft, ist die vGA im Gegensatz zu der Besteuerung natürlicher Personen bei der Körperschaft gem. § 8b Abs. 1 KStG, körperschaftsteuerfrei. Diese hat allerdings 5 % der vGA als pauschal ermittelte nicht abzugsfähige Betriebsausgabe zu versteuern (§ 8b Abs. 5 KStG). Die von der ausschüttenden Körperschaft einbehaltene Kapitalertragsteuer ist vom Finanzamt zu erstatten (§ 36 Abs. 2 Nr. 2 Satz 1 EStG). Sofern die empfangende Gesellschaft zumindest 15 % an der ausschüttenden Gesellschaft beteiligt ist, bleibt die vGA bei ihr von der Gewerbesteuer befreit (§ 9 Nr. 2a GewStG). Ansonsten ist die vGA bei ihr als „Streubesitzdividende“ gewerbesteuerpflichtig (§ 8 Nr. 5 GewStG).

Verdeckte Gewinnausschüttung erfordert Zuwendungswillen

Eine durch das Gesellschaftsverhältnis veranlasste Vermögensverschiebung von einer Kapitalgesellschaft an einen Gesellschafter setzt einen Zuwendungswillen voraus. Ein solcher Zuwendungswille kann laut BFH-Urteil vom 22.11.2023 aufgrund eines Irrtums des Gesellschafter-Geschäftsführers fehlen. Für die Annahme einer verdeckten Gewinnausschüttung komme es allein auf den Zuwendungswillen der Gesellschafter-Geschäftsführerin an. Sachverhalt: Das Stammkapital einer GmbH XY sollte durch ihre alleinige Gesellschafter-Geschäftsführerin A in Form der Einbringung einer 100 %-Beteiligung an einer weiteren GmbH Z erbracht werden. Bei der GmbH Z wurde eine Kapitalerhöhung durchgeführt. Durch diese Kapitalerhöhung wurde die Gesellschafter-Geschäftsführerin A im Ergebnis begünstigt. Das Finanzamt sah hierin eine verdeckte Gewinnausschüttung. Im Urteilsfall wurde eingewandt, dass die Zuwendung irrtümlich aufgrund eines Versehens bei der notariellen Beurkundung der Kapitalerhöhung erfolgt ist.

Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Varianten, wenn Sie eine GmbH gründen. Ein kurzer Einblick folgt hier:

• gGmbH: Eine gemeinnützige GmbH verfolgt als Unternehmensgegenstand gemeinnützige Zwecke. Gewinne dürfen nicht an Gesellschafter ausgeschüttet und nur für weitere gemeinnützige Zwecke eingesetzt werden. Dafür ist die gGmbH von der Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer befreit. Lassen Sie Ihre Satzung vorab vom Finanzamt prüfen, um böse Überraschungen zu vermeiden.
• Mini-GmbH: UG (haftungsbeschränkt) mit reduziertem Stammkapital, das über Teile des Gewinns in der Regel bis 25.000 EUR aufgestockt wird.
• GmbH & Co. KG: Hier handelt sich nicht um eine Sonderform der GmbH, sondern es ist ein Sonderfall der Kommanditgesellschaft. Bei einer Kommanditgesellschaft (KG) haften die Gesellschafter (Kommanditisten) mit ihrem Privatvermögen. Bei der GmbH & Co. KG wird die GmbH zum haftenden Komplementär, wodurch die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen begrenzt wird.

Die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) ist keine eigenständige Rechtsform, sondern die kleinere Tochter der GmbH und ist vom Gesetzgeber dazu bestimmt, kleineren Startups und Unternehmen mit geringem Kapitaleinsatz den Weg zur Haftungsbeschränkung zu öffnen. Umgangssprachlich wird sie auch als „Mini-GmbH“ bezeichnet.

Die UG zeichnet sich insbesondere dadurch aus, dass für ihre Gründung auch weniger als 25.000 EUR Stammkapital ausreichen. Der Betrag muss auf volle Euro lauten. Theoretisch ist damit die Gründung mit nur einem Euro Stammkapital möglich. Der zu wählende Betrag ist im Einzelfall sorgfältig zu prüfen und sollte sich nach dem zu erwartenden Finanzbedarf der Unternehmung richten. Eine unterkapitalisierte Gesellschaft ist von Anfang an insolvenzbedroht.

Der wesentlichste Vorteil einer GmbH ist die Haftungsbeschränkung.

Auf der anderen Seite bringt der Betrieb einer GmbH auch einen gewissen Aufwand und gewisse Kosten mit sich.

Hier die wichtigsten Aspekte im Überblick:

Vorteile

• im Rechtsverkehr (auch international) angesehene Rechtsform
• eigene Rechtsfähigkeit
• hohes Maß an Kreditwürdigkeit
• Transparenz und Vertrauen durch veröffentlichte Abschlüsse
• steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten (z. B. Geschäftsführergehalt als Betriebsausgabe)
• Beteiligung von dritten Personen an der Geschäftsführung
• Möglichkeit, weitere Personen wie z. B. Investoren ohne Haftungsrisiko zu beteiligen
• hohe Flexibilität (z. B. durch Ein-Mann-GmbH)
• statt Geldeinlagen auch Sacheinlagen möglich

Nachteile

• Offenlegung des Jahresabschlusses
• aufwendige Buchhaltung durch Bilanzierung
• keine Möglichkeit einer Einnahme-Überschuss-Rechnung
• keine steuerlichen Freibeträge oder progressiven Steuersätze wie bei Personengesellschaften
• Gründung und Betrieb sind aufwendiger und kostspieliger als bei einem Einzelunternehmen oder einer GbR
• hoher Kapitalbedarf

• Welche Optionen habe ich, wenn ich nicht über genug Kapital für eine GmbH verfüge?
  Haben Sie Probleme, ausreichend Kapital für die Gründung einer GmbH aufzubringen, besteht die Möglichkeit, eine UG (haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft) zu gründen. Diese Unternehmensform kann schon ab 1 EUR gegründet werden und stellt eine Sonderform der GmbH dar. Für die UG gelten jedoch besondere gesetzliche Rücklagenverpflichtungen.
• Kann auch nur eine Person eine GmbH gründen?
  Ja. Auch eine einzelne Person kann eine GmbH gründen. Nach der Einzahlung vom Stammkapital und dem Eintrag in das Handelsregister gilt diese Ein-Personen-GmbH als gegründet.
• Bin ich als Gesellschafter einer GmbH selbstständig i.S.d. § 18 EStG?
  Ein GmbH-Gesellschafter ist nur dann selbstständig, wenn er zugleich auch Geschäftsführer dieser ist und mindestens die Hälfte des Stammkapitals erbracht hat.
• Muss der Geschäftsführer auch Gesellschafter sein?
  Nein. Bei der GmbH als Kapitalgesellschaft gilt der Grundsatz der Fremdgeschäftsführung, wonach der Geschäftsführer nicht auch zugleich Gesellschafter der GmbH sein muss. Ein außenstehender Dritter kann als Geschäftsführer bestellt und eingestellt werden. Jedoch ist es möglich, einen Gesellschafter zum Geschäftsführer zu bestellen. Allerdings können nur natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Personen Geschäftsführer sein.
• Muss die GmbH eine Bilanz erstellen?
  Ja. Jede Kapitalgesellschaft ist unabhängig von ihrer Größe und ihrem Umsatz zur Bilanzierung verpflichtet. Das ergibt sich aus dem Handelsrecht, §§ 238 in Verbindung mit 6 HGB, § 13 Absatz 3 GmbHG. Bagatellgrenzen wie bei eingetragenen Kaufleuten oder bei nicht im Handelsregister eingetragenen Gewerbetreibenden gelten hier nicht.
• Wie kann man den Eigentümer einer GmbH ermitteln?
  Die Gesellschafter, d. h. die Eigentümer, einer GmbH können im Handelsregister ermittelt werden. Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, das beim Registergericht geführt wird, und kann von jedem eingesehen werden.
• Muss man die GmbH beim Finanzamt steuerlich anmelden?
  Ja. Die GmbH sollte frühzeitig und schnell beim Finanzamt steuerlich angemeldet werden. Die GmbH ist grundsätzlich als Gewerbebetrieb durch eine entsprechende Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt anzumelden. Durch diese Mitteilung findet automatisch die steuerliche Erfassung der GmbH beim Finanzamt statt.